(11) การประชุมคณะกรรมการ

คณะกรรมการบริษัทจะจัดให้มีการประชุมคณะกรรมการไม่น้อยกว่าปีละ 4 ครั้ง และดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามข้อบังคับของบริษัท พระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ.2535 และกฎระเบียบของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย โดยประธานกรรมการในฐานะประธานในที่ประชุม จะส่งเสริมให้มีการใช้ดุลยพินิจที่รอบคอบ และจัดสรรเวลาอย่างเพียงพอที่ฝ่ายบริหารจะเสนอเรื่อง และมากพอที่กรรมการจะอภิปรายปัญหาสำคัญกันอย่างรอบคอบโดยทั่วกัน และจัดให้มีการจดบันทึกรายงานการประชุมทุกครั้ง เพื่อให้กรรมการ และผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบได้ กรรมการมีหน้าที่ต้องเข้าร่วมประชุมคณะกรรมการทุกครั้ง ยกเว้นกรณีที่มีเหตุผลพิเศษ
ในปี 2548 คณะกรรมการมีการประชุมทั้งสิ้น 10 ครั้ง ซึ่งได้มีการประชุมให้เป็นไปตามข้อบังคับของบริษัท และพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. 2535 อย่างเคร่งครัด มีการจัดส่งระเบียบวาระการประชุมและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องให้กรรมการได้ศึกษา และพิจารณาล่วงหน้าประมาณ 7 วันก่อนการประชุม และเปิดโอกาสให้กรรมการอภิปรายปัญหาสำคัญกันอย่างรอบคอบโดยทั่วกัน โดยมีเลขานุการคณะกรรมการ และที่ปรึกษากฎหมายเข้าร่วมการประชุม และจดบันทึกรายงานการประชุม ข้อซักถาม และข้อเสนอแนะต่างๆ ของกรรมการด้วย เพื่อให้กรรมการและผู้เกี่ยวข้องสามารถติดตามและตรวจสอบได้
 
(12) คณะอนุกรรมการ

คณะกรรมการบริษัทได้จัดให้มีการแต่งตั้งคณะอนุกรรมการ เพื่อช่วยงานคณะกรรมการในการศึกษารายละเอียด ติดตามและควบคุมการปฏิบัติงาน และกลั่นกรองกิจการที่ได้รับมอบหมาย โดยมีการกำหนดขอบเขต อำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบไว้อย่างชัดเจน ปัจจุบันมีการแต่งตั้งคณะอนุกรรมการ จำนวน 2 ชุด คือ

1) คณะกรรมการบริหาร ประกอบด้วยกรรมการ จำนวน 7 ท่าน

2) คณะกรรมการตรวจสอบ มีวาระการดำรงตำแหน่ง 3 ปี ประกอบด้วยกรรมการ 3 ท่าน ทุกท่านเป็นกรรมการอิสระของบริษัท โดยมีหลักเกณฑ์การคัดเลือกดังนี้

• ถือหุ้นไม่เกินร้อยละ 5 ของจำนวนหุ้นที่มีสิทธิออกเสียงทั้งหมดในบริษัท บริษัทในเครือ บริษัทร่วมหรือบุคคลที่อาจมีความขัดแย้ง (นับรวมบุคคลที่เกี่ยวข้องตามมาตรา 258 แห่งพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ. 2535)
• ไม่มีส่วนร่วมในการบริหารงาน รวมทั้งไม่เป็นลูกจ้าง พนักงาน ที่ปรึกษาที่ได้รับเงินเดือนประจำ หรือเป็นผู้มีอำนาจควบคุมของบริษัท หรือบริษัทในเครือ บริษัทร่วม หรือบุคคลที่อาจมีความขัดแย้ง โดยต้องไม่มีผลประโยชน์ หรือส่วนได้เสียในลักษณะดังกล่าวมาไม่น้อยกว่า 1 ปี
• ไม่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ไม่มีผลประโยชน์หรือส่วนได้เสีย ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อมทั้งในด้านการเงิน และการบริหารงานของบริษัท บริษัทในเครือ บริษัทร่วม หรือบุคคลที่อาจมีความขัดแย้งในลักษณะที่จะทำให้ขาดความเป็นอิสระ
• ไม่เป็นญาติสนิทกับผู้บริหาร ผู้ถือหุ้นรายใหญ่ของบริษัท บริษัทในเครือบริษัทร่วม หรือบุคคลที่อาจมีความขัดแย้ง และไม่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นตัวแทน เพื่อรักษาผลประโยชน์ของกรรมการผู้ถือหุ้นรายใหญ่
• เป็นผู้ที่สามารถปฏิบัติหน้าที่และแสดงความเห็น หรือรายงานผลการปฏิบัติงานตามหน้าที่ ที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการของบริษัทได้โดยอิสระ โดยไม่อยู่ภายใต้การควบคุมของผู้บริหาร หรือผู้ถือหุ้นรายใหญ่ของบริษัท รวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องหรือญาติสนิทของบุคคลดังกล่าว
 
(13) ระบบการควบคุมและการตรวจสอบภายใน

คณะกรรมการบริษัทได้ให้ความสำคัญต่อระบบการควบคุม และตรวจสอบภายในที่มีประสิทธิภาพ ทั้งในระดับบริหาร และระดับปฏิบัติการ คณะกรรมการบริษัท และผู้บริหารมีหน้าที่ และความรับผิดชอบโดยตรงในการจัดให้มี และรักษาไว้ซึ่งระบบการควบคุมภายใน และการประเมินความเพียงพอของระบบควบคุมภายในของบริษัทฯ ในด้านต่างๆทั้ง 5 ด้าน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูล และระบบการติดตาม ซึ่งรวมถึงการกำหนดทิศทางการดำเนินธุรกิจและการติดตามผล การพัฒนาระบบสารสนเทศ และการสื่อสาร เพื่อสนับสนุนระบบการตัดสินใจ การกำหนดขอบเขต อำนาจหน้าที่ และวงเงินอนุมัติของฝ่ายบริหารในแต่ละระดับ ตลอดจนมีการกำหนดระเบียบวิธีปฏิบัติ ของพนักงานแต่ละสายงานไว้อย่างชัดเจน การกำหนดกรอบปฏิบัติตามหลักจรรยาบรรณ รวมถึงการมีมาตรการควบคุม และขั้นตอนในการทำรายการระหว่างกันของบริษัทกับบุคคล ที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และมีการใช้นโยบายบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป ซึ่งผู้สอบบัญชีมีอิสระในการแสดงความเห็น และการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ
นอกจากนี้ บริษัทยังได้มีการจัดตั้งฝ่ายตรวจสอบภายใน เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบทั้งในด้านการเงิน การดำเนินงาน และได้ว่าจ้างที่ปรึกษากฎหมายภายนอกที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ช่วยกำกับดูแลเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ข้อบังคับ และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติงาน และกิจกรรมสำคัญของบริษัทได้ดำเนินการตามแนวทางที่กำหนด และมีประสิทธิภาพ และเพื่อให้หน่วยงานตรวจสอบภายในมีความอิสระ สามารถทำหน้าที่ตรวจสอบและถ่วงดุลได้อย่างเต็มที่ คณะกรรมการจึงกำหนดให้สำนักตรวจสอบภายใน รายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ และคณะ กรรมการบริษัท โดยในปี 2548 คณะกรรมการตรวจสอบมีการประชุมจำนวน 6 ครั้ง เพื่อพิจารณาความสมเหตุสมผลของการทำรายการระหว่างกัน ความเพียงพอของระบบควบคุมภายใน รวมถึงการประชุมร่วมกับผู้สอบบัญช ีเพื่อสอบทานงบการเงิน และพิจารณารายงานการเปิดเผยข้อมูลทางการเงินในงบการเงิน ตลอดจนการพิจารณาแผนการตรวจสอบประจำปี และติดตามรายงานผลการตรวจสอบภายในด้านต่างๆ
 
(14) รายงานของคณะกรรมการ

คณะกรรมการบริษัทจะจัดทำรายงานคณะกรรมการประจำปี เพื่อเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งจะครอบคลุมเรื่องสำคัญๆ ตามแบบการจัดทำรายงานประจำปี (แบบ56-2 ) และเป็นไปตามข้อพึงปฏิบัติที่ดี สำหรับกรรมการบริษัทจดทะเบียนที่ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเสนอแนะ ตลอดจนการรายงานถึงความรับผิดชอบในการจัดทำรายงานทางการเงิน ภายใต้การสอบทานของคณะกรรมการตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทางบัญชีมีความถูกต้อง ครบถ้วน และมีการเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญอย่างเพียงพอ ในหมายเหตุประกอบงบการเงินตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป
 
(15) ความสัมพันธ์กับผู้ลงทุน

คณะกรรมการบริษัท จะกำกับดูแลให้มีการเปิดเผยสารสนเทศที่สำคัญของบริษัทอย่างถูกต้อง ครบถ้วน เพียงพอ ทันเวลา และโปร่งใส โดยมอบหมายให้มีหน่วยงานรับผิดชอบงานด้านนักลงทุนสัมพันธ์ เพื่อเป็นตัวแทนในการสื่อสารกับผู้ลงทุนประเภทสถาบัน ผู้ถือหุ้น รวมทั้งนักวิเคราะห์ทั่วไป และภาครัฐที่เกี่ยวข้อง
บริษัทได้พัฒนาเว็บไซต์ของบริษัท (www.g-steel.com ) เพื่อใช้เป็นช่องทางในการเผยแพร่ข้อมูลสารสนเทศต่างๆ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ ข้อมูลทางการเงิน และข่าวบริษัทที่มีผลต่อการตัดสินใจลงทุน เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้นักลงทุนสามารถติดตามข้อมูลของบริษัทได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น นอกจากนี้ บริษัทยังจัดให้มีกิจกรรมต่างๆ อาทิ การพบปะสื่อมวลชน การจัดประชุมนักวิเคราะห์ การ Roadshow ทั้งในและต่างประเทศ การร่วมออกบูธนิทรรศการที่จัดโดยตลาดหลักทรัพย์ฯ สมาคมนักวิเคราะห์หลักทรัพย์ และองค์กรอื่นๆ เพื่อชี้แจงข้อมูล และตอบข้อซักถามต่างๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบริษัทให้แก่นักลงทุนที่สนใจรับทราบ นอกจากนั้น ภายหลังจากที่บริษัทเข้าจดทะเบียนซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ฯ แล้ว บริษัทจะเผยแพร่ข้อมูลสารสนเทศผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (ELCID) ของตลาดหลักทรัพย์ฯ ได้อีกช่องทางหนึ่ง ซึ่งผู้สนใจสามารถเข้าไปสืบค้นข้อมูลผ่านเว็บไซต์ของตลาดหลักทรัพย์ฯ (www.set.or.th ) ซึ่งจะทำให้เกิดความเท่าเทียมกันมากขึ้นในการรับทราบข้อมูลของบริษัท
 
(16) การดูแลเรื่องการใช้ข้อมูลภายใน

บริษัทมีนโยบายห้ามกรรมการและผู้บริหารใช้ข้อมูลภายในที่มีสาระสำคัญของบริษัท ซึ่งยังไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณชนเพื่อประโยชน์ของตนเองหรือผู้อื่น รวมถึงการซื้อขายหลักทรัพย์ของบริษัท โดยมีวิธีการดูแลผู้บริหารในการนำข้อมูลภายในของบริษัทไปใช้ประโยชน์เพื่อส่วนตนหรือผู้อื่น ดังนี้
1. ดำเนินการแจ้งให้ ผู้บริหาร ฝ่ายต่างๆ เข้าใจถึงภาระหน้าที่ในการรายงานการถือหลักทรัพย์ในบริษัทของตนเอง คู่สมรส และบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ ตลอดจนรายงานการเปลี่ยนแปลงการถือหลักทรัพย์ตามมาตรา 59 และบทกำหนดโทษตามมาตรา 275 แห่งพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ. 2535
2. ดำเนินการส่งหนังสือเวียนแจ้งให้ผู้บริหารทราบว่า ผู้บริหารที่ได้รับทราบข้อมูลภายในที่เป็นสาระสำคัญ รวมถึงข้อมูลงบการเงินของบริษัท ซึ่งมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงราคาหลักทรัพย์ ควรหลีกเลี่ยงหรืองดการซื้อขายหลักทรัพย์ของบริษัท ในช่วงระยะเวลา 1 เดือนและห้ามไม่ให้เปิดเผยข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญนั้นต่อบุคคลอื่น ก่อนที่งบการเงินหรือข้อมูลภายในนั้นจะเปิดเผยต่อสาธารณชน
ทั้งนี้ บริษัทยังได้กำหนดโทษสำหรับกรณีที่มีการฝ่าฝืน ในการนำข้อมูลภายในของบริษัทไปใช้ เพื่อประโยชน์ส่วนตัวไว้ในระเบียบของบริษัท โดยมีโทษตั้งแต่การตักเตือนด้วยวาจาจนถึงขั้นให้ออกจากงาน
 
(17) ข้อพิพาทด้านแรงงาน

ปัจจุบันบริษัทไม่มีข้อพิพาทด้านแรงงาน
 
(18) นโยบายในการพัฒนาพนักงาน

บริษัทมีนโยบายจัดให้มีการอบรมภายในให้กับพนักงานของบริษัท เพื่อพัฒนาให้พนักงานมีทักษะความรู้ โดยเรียนรู้จากการปฏิบัติจริง และจากคำแนะนำของผู้มีประสบการณ์ในแต่ละสายงาน นอกจากนี้ บริษัทยังส่งเสริมให้พนักงานเข้าอบรม และสัมมนากับหน่วยงานภายนอกอย่างสม่ำเสมอ ตลอดจนมีนโยบายในการให้ผลตอบแทนกับพนักงานในอัตราที่เหมาะสม เพื่อจูงใจและรักษาให้พนักงานทำงานกับบริษัทในระยะยาว
 
(19) การควบคุมภายใน

ในการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 7/2547 เมื่อวันที่ 7 ตุลาคม 2547 โดยมีคณะกรรมการตรวจสอบเข้าร่วมประชุมด้วย คณะกรรมการได้ประเมินระบบควบคุมภายใน โดยการซักถามข้อมูลจากฝ่ายบริหารของบริษัท และตอบแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทฯ ในด้านต่างๆ 5 ส่วน คือ องค์กรและสภาพแวดล้อม การบริหารความเสี่ยง การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ระบบสารสนเทศ และการสื่อสารข้อมูลและระบบการติดตาม คณะกรรมการมีความเห็นว่าบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอในระดับหนึ่ง รวมทั้งมีระบบการควบคุมภายในในเรื่องการทำธุรกรรมกับผู้ถือหุ้นรายใหญ่ กรรมการ ผู้บริหาร หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับบุคคลดังกล่าวอย่างเพียงพอแล้ว นอกจากนี้ คณะกรรมการได้ส่งเสริม และสนับสนุนให้ฝ่ายบริหาร ดำเนินการพัฒนาคุณภาพของระบบการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง เพื่อเสริมสร้างการกำกับดูแลกิจการที่ดี (Good Corporate Governance)
นอกจากนี้ บริษัทได้มีการว่าจ้างบริษัท ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส เอฟเอเอส จำกัด เมื่อเดือนพฤศจิกายน 2547 มาทำการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน ประกอบกับการหารือกับผู้บริหารของบริษัท โดยแบ่งเป็น 5 ส่วน สรุปได้ดังนี้

1. องค์กรและสภาพแวดล้อมของบริษัท มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้
ในการดำเนินธุรกิจของบริษัท มีการกำหนดเป้าหมายการผลิตโดยผู้บริหารระดับสูง และติดตามผลการดำเนินงานในการประชุมผู้บริหารของแต่ละหน่วยงานอย่างน้อยเดือนละครั้ง และรายงานและนำเสนอเป้าหมายการผลิต และผลการดำเนินการในที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทอย่างไม่เป็นทางการ รวมทั้งมีการให้ผลตอบแทนกับพนักงานในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ ผู้บริหารได้จัดทำหลักจรรยาบรรณ ซึ่งครอบคลุมถึงการห้ามมิให้ผู้บริหาร และพนักงานปฏิบัติตนในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัท และลูกค้าของบริษัท และบทลงโทษในกรณีที่มีการละเมิดหลักจรรยาบรรณ และบริษัทมีคู่มือการปฏิบัติงานด้านการจัดซื้อ ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพ ISO สำหรับในส่วนการปฏิบัติงานด้านการเงิน และการบริหารทั่วไปมีการจัดทำเป็นภาพรวมแผนผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart)

ข้อเสนอแนะ
ควรนำเสนอเป้าหมายการดำเนินธุรกิจทั้งระยะสั้น และระยะยาวต่อคณะกรรมการบริษัท เพื่อพิจารณาอนุมัติ นอกจากนี้ ควรนำเสนอหลักจรรยาบรรณต่อคณะกรรมการบริษัทเพื่อพิจารณาอนุมัติ และประกาศให้ผู้บริหาร และพนักงานทุกคนรับทราบและปฏิบัติตาม และควรจัดให้มีกลไก เพื่อให้มั่นใจว่าผู้บริหาร และพนักงานมีความเข้าใจปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งจัดให้มีการสอบทานการควบคุมภายในโดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการเงิน การจัดซื้อและการบริหารทั่วไป เพื่อให้มั่นใจว่ามีการควบคุมภายในที่รัดกุม และป้องกันการทุจริตได้ในระดับหนึ่ง

การดำเนินการ/ ความคืบหน้า บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

2. การบริหารความเสี่ยง มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้
บริษัทได้ให้ที่ปรึกษาภายนอก คือ ไพร้ซวอเตอร์เฮาส์คูเปอร์ส เข้ามาทำการประเมินความเสี่ยง เพื่อจัดทำแผนการตรวจสอบภายใน โดยทำการวิเคราะห์ ประเมิน และจัดการความเสี่ยงของบริษัทในปัจจุบัน เป็นรายประเด็น เช่น ความเสี่ยงจากอัตราแลกเปลี่ยน ความเสี่ยงด้านสภาพคล่อง ความเสี่ยงด้านการผลิต ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในการทำงาน เป็นต้น

ข้อเสนอแนะ คณะกรรมการบริหาร และคณะกรรมการบริษัท ควรพิจารณาหาแนวทางในการดำเนินการเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง พร้อมทั้งจัดให้มีการอบรมเพื่อให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงที่ถูกต้องตรงกัน

การดำเนินการ/ ความคืบหน้า บริษัทได้นำเสนอผลการประเมินความเสี่ยงต่อคณะกรรมการบริหารแล้ว ปัจจุบันอยู่ระหว่างการเตรียม และพัฒนาบุคคลากรให้มีความรู้ความเข้าใจ เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงโดยรวมอย่างเป็นระบบ เพื่อนำมาใช้กับบริษัท

ข้อเสนอแนะ จัดให้มีกลไกการบริหารความเสี่ยง และให้มีการติดตามการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ

การดำเนินการ/ ความคืบหน้
า มีการดำเนินการอยู่แล้วแต่ยังไม่ครอบคลุมครบทุกด้าน และยังขาดแผนการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นระบบซึ่งอยู่ระหว่างการดำเนินการ

3. การควบคุมการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้

ในการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร มีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้มีอำนาจอนุมัติ ผู้มีหน้าที่บันทึกรายการบัญชี และผู้มีหน้าที่ในการจัดเก็บทรัพย์สินอย่างชัดเจน นอกจากนี้ คณะกรรมการบริษัทได้อนุมัติมาตรการ และขั้นตอนการอนุมัติการทำรายการระหว่างกันของบริษัทหรือบริษัทย่อย กับบุคคลที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์หรือมีส่วนได้ส่วนเสีย โดยแบ่งเป็นรายการค้าตามปกติให้ใช้ราคาตลาดที่เหมาะสม ยุติธรรม และให้รายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อพิจารณาความเหมาะสม ในกรณีที่มิใช่รายการค้าตามปกติ ต้องให้คณะกรรมการตรวจสอบให้ความเห็นชอบก่อนดำเนินการ และในกรณีที่ผู้มีอำนาจอนุมัติส่วนได้ส่วนเสีย หรือมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ ห้ามมิให้บุคคลนั้นอนุมัติการดำเนินการดังกล่าว นอกจากนี้หลักจรรยาบรรณ ยังได้กำหนดเกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และการเก็บรักษาความลับเพื่อมิให้ผู้บริหาร และพนักงานไปกระทำการใดๆ ที่เข้าลักษณะของการแสวงหาผลประโยชน์ส่วนตัว ที่ขัดแย้งกับผลประโยชน์ของลูกค้า และของบริษัท อย่างไรก็ตาม บริษัทยังไม่ได้จัดให้มีกลไกในการติดตามว่าการทำธุรกรรมนั้นได้ผ่านขั้นตอน และการอนุมัติตามที่กำหนด

ข้อเสนอแนะ จัดให้มีการตรวจสอบภายใน เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่กำหนดไว้ สำหรับประเด็นการทำรายการระหว่างกัน ควรกำหนดให้กรรมการ และผู้บริหารเปิดเผยต่อคณะกรรมการบริษัท เกี่ยวกับความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่มี หรืออาจมีกับบริษัท และจัดให้มีการกลไกในการติดตามว่าการทำธุรกรรมได้ผ่านขั้นตอน และการอนุมัติตามที่กำหนด ซึ่งสามารถดำเนินการโดยฝ่ายตรวจสอบภายใน และในกรณีที่มีหรืออาจมีธุรกรรมกับผู้ที่เกี่ยวข้อง ในลักษณะที่มีผลผูกพันบริษัทในระยะยาว บริษัทควรกำหนดกลไกในการติดตาม ให้ปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ ตลอดระยะเวลาที่มีผลผูกพันบริษัท

การดำเนินการ/ ความคืบหน้า บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

4. ระบบสารสนเทศและการสื่อสารข้อมูล มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้
ในรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท มีการบันทึกข้อเสนอของกรรมการให้ที่ประชุมพิจารณาเพิ่มเติม แต่ไม่ได้มีการระบุชื่อกรรมการ สำหรับนโยบายบัญชีของบริษัท คณะกรรมการตรวจสอบ ได้มีการประชุมร่วมกับผู้สอบบัญชี และผู้สอบบัญชีได้ให้ความเห็นว่า นโยบายบัญชีเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

ข้อเสนอแนะ รายงานการประชุมควรบันทึกรายละเอียดข้อซักถามของกรรมการ ความเห็นหรือข้อสังเกต พร้อมทั้งความเห็นของกรรมการรายที่ไม่เห็นด้วย เพื่อให้ผู้ถือหุ้นหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถตรวจสอบการปฏิบัติงานของกรรมการได้ สำหรับนโยบายบัญชี คณะกรรมการตรวจสอบ ควรนำเสนอความเห็นเกี่ยวกับนโยบายบัญชี ต่อคณะกรรมการบริษัท เพื่อพิจารณาอนุมัติ

การดำเนินการ/ ความคืบหน้า
บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

5. ระบบการติดตาม มีข้อเท็จจริงและข้อเสนอแนะดังนี้
ฝ่ายบริหารได้รายงานผลการดำเนินงาน ให้คณะกรรมการบริษัทรับทราบอย่างเป็นทางการ ทุกไตรมาสโดยมีการเปรียบเทียบงวดปัจจุบันกับงวดที่ผ่านมา และมีการรายงานผลการดำเนินงาน เทียบกับเป้าหมายการผลิตอย่างไม่เป็นทางการ ให้ที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทรับทราบ นอกจากนี้ ยังจัดให้มีการประชุมผู้บริหารทุกฝ่ายงานรายสัปดาห์ เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุ และแนวทางแก้ไข
นอกจากนี้ บริษัทเพิ่งสรรหาผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบภายใน และพนักงานเข้ามาปฏิบัติงานตรวจสอบภายใน โดยจะรายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ

ข้อเสนอแนะ
การนำเสนอรายงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงานการจริงกับเป้าหมาย และรายงานผลการติดตาม กรณีที่มีผลแตกต่างต่อคณะกรรมการบริษัท ควรทำอย่างเป็นทางการ และสม่ำเสมอ นอกจากนี้ ควรจัดให้มีกลไกในการรายงานผลการตรวจสอบ การติดตามผลการตรวจสอบ และการรายงานกรณีพบข้อบกพร่องที่เป็นสาระสำคัญ รวมถึงการทุจริต หรือสงสัยว่ามีการทุจริตต่อคณะกรรมการตรวจสอบ และคณะกรรมการบริษัทอย่างเป็นระบบ

การดำเนินการ / ความคืบหน้า บริษัทได้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะแล้ว

ในปี 2547 บริษัท สำนักงาน เอินส์ท แอนด์ ยัง จำกัด ซึ่งเป็นผู้สอบบัญชีของบริษัทได้ออกจดหมาย เพื่อเสนอแนะการควบคุมภายในให้แก่บริษัท สรุปได้ดังนี้
 
ข้อเสนอแนะ การแก้ไข / ความคืบหน้า
1. บริษัทควรตรวจนับทรัพย์สินเป็นประจำทุกปี เพื่อให้มั่นใจว่าทรัพย์สินไม่สูญหาย และบัญชีทรัพย์สินแสดงจำนวนที่แท้จริง
บริษัทอยู่ระหว่างเตรียมดำเนินการ จัดทำฐานข้อมูลทรัพย์สินของบริษัทใหม่ทั้งหมด ซึ่งอาจต้องใช้เวลาในการจัดทำนาน 3-6 เดือน เนื่องจากบริษัทมีรายการทรัพย์สินจำนวนมาก และจะนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบันทึก และติดตามการเคลื่อนไหวของทรัพย์สิน ซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ใหม่คาดว่าจะเริ่มทดลองติดตั้ง และใช้งานได้ภายในปี 254 9 และหลังจากผ่านช่วงทดลองการใช้งานจริงแล้ว จึงจะเริ่มนำข้อมูลชุดใหม่เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ จึงคาดว่าจะสามารถดำเนินการตรวจนับทรัพย์สินรายปีได้ภายในปี 2549
2. บริษัทควรรวมสวัสดิการต่างๆ ที่จ่ายให้แก่ผู้บริหารชาวต่างชาติ เข้าเป็นรายได้พึงประเมินและดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับสวัสดิการต่างๆ เหล่านั้น
บริษัทได้นำสวัสดิการดังกล่าว รวมไว้เป็นรายได้พึงประเมินของผู้บริหาร และดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้ว
3. บริษัทควรกำหนดนโยบาย ตั้งสำรองค่าเผื่อสินค้าล้าสมัย สำหรับอะไหล่เครื่องจักร (Spare Parts)
บริษัทได้ซื้ออะไหล่ (Spare Parts) ซึ่งส่วนใหญ่เป็นสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตจากโรงงานที่มีมาตรฐาน และจากที่บริษัทได้ทำการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ พบว่าอะไหล่เครื่องจักรถึงแม้จะเก็บไว้นาน ก็สามารถใช้งานได้มาโดยตลอด อายุการใช้งาน หรือการชำรุดของอะไหล่จะเกิดก็ต่อเมื่อนำเอาไปใช้งาน อย่างไรก็ตาม บริษัทได้ตั้งสำรองค่าเผื่อสินค้าล้าสมัย สำหรับอะไหล่เครื่องจักรไว้แล้วตั้งแต่ปี 2546 ส่วนปี 2547 บริษัทไม่ได้ตั้งสำรองเพิ่มเติมค่าเผื่อสินค้าล้าสมัย สำหรับอะไหล่เครื่องจักร เนื่องจากเหตุผลดังกล่าวข้างต้น
4. บริษัทควรประทับตรา “Paid” บนเอกสารประกอบการชำระเงินทันทีที่มีจ่ายเช็ค และควรมีหลักฐานแสดงการตรวจสอบ และรับทราบในเอกสาร เพื่อการจ่ายเงินโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ
บริษัทได้ให้เจ้าหน้าที่ทางการเงิน เข้มงวดเรื่องการประทับตรา ”Paid” ในเอกสารประกอบการชำระเงิน ทันทีที่เตรียมเช็คสำหรับการจ่ายเงิน และให้ผู้มีอำนาจอนุมัติตรวจทาน ก่อนลงนามทุกครั้ง
5. บริษัทควรดำเนินการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม
บริษัทได้รับคืนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
 
นอกจากนี้ ที่ปรึกษาทางการเงินได้ดำเนินการสอบทานระบบควบคุมภายในของบริษัท โดยการซักถามข้อมูลจากผู้บริหาร และตรวจสอบเอกสารประกอบต่างๆ ได้แก่ คู่มือปฏิบัติงานของฝ่ายบัญชีและการเงิน ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Workflow ) สำหรับระบบต่างๆ เช่น ระบบทะเบียนทรัพย์สินถาวร ซึ่งรวมถึงขั้นตอนการจัดทำทะเบียนทรัพย์สินถาวร ขั้นตอนการโอน/ ตัดจำหน่าย และซ่อมแซม ระบบบัญชีซื้อและระบบบัญชีเจ้าหนี้ ระบบบัญชีขายและระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบเงินสดจ่าย และระบบเงินสดย่อย เป็นต้น และเอกสารที่แสดงถึงการปฏิบัติงานตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ของแต่ละระบบ จากการตรวจสอบดังกล่าว ที่ปรึกษาทางการเงินมีความเห็นว่า บริษัทมีการกำหนดวิธีปฏิบัติงานที่รัดกุมเพียงพอ และมีการกำหนดหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น หน้าที่บันทึกบัญชีทรัพย์สิน หน้าที่จัดซื้อ หน้าที่บันทึกบัญชีลูกหนี้ หน้าที่บันทึกบัญชีเจ้าหนี้ และได้กำหนดอำนาจและวงเงินที่สามารถอนุมัติได้ เป็นต้น นอกจากนี้ ฝ่ายตรวจสอบภายใน จะทำการตรวจสอบว่าแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนด และครบถ้วนหรือไม่ ซึ่งที่ผ่านมา ฝ่ายตรวจสอบไม่พบการปฏิบัติตามขั้นตอนที่บกพร่องอย่างมีสาระสำคัญ

สำหรับข้อกำหนดเกี่ยวกับระเบียบอำนาจอนุมัติด้านการเงิน พนักงานทุกระดับไม่มีอำนาจอนุมัติรายการใดๆ ให้ตนเองหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวโยงกัน เช่น การเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงและเดินทางต่างประเทศ เป็นต้น ต้องเสนอผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ลงนามทุกกรณี ยกเว้นตั้งแต่ตำแหน่งรองประธานเจ้าหน้าที่บริหารขึ้นไป สามารถอนุมัติให้ตนเองหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง หรือเกี่ยวโยงกันได้ในวงเงินไม่เกิน 1,000,000 บาท ในกรณีการอนุมัติในวงเงินเกิน 1,000,000 บาท จะต้องให้ฝ่ายตรวจสอบภายในของบริษัทตรวจสอบรายการดังกล่าว ซึ่งหากฝ่ายตรวจสอบภายในเห็นว่ารายการดังกล่าวไม่เหมาะสม หรือมีความผิดปกติ ให้ฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานตรงต่อประธานกรรมการตรวจสอบโดยทันที
1   2

 



 

สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2553 บริษัท จี สตีล จำกัด (มหาชน)
หน้าแรก | ข้อมูลบริษัท | สินค้า | ขั้นตอนการผลิต | ข้อมูลนักลงทุน | ความรู้เกี่ยวกับเหล็ก
เว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง | สมัครงาน | สังคมและสิ่งแวดล้อม | แผนผังเว็บไซต์ | ติดต่อบริษัท